Vorteile einer externen Whistleblower-Hotline bzw. externen Ombudsmanns

Vorteile eines externen Hinweisgebersystem

Neutralität | Unabhängigkeit | Fachkompetenz

Jedes Unternehmen ist anders. Das gilt auch für ihre jeweilige Compliance-Situation. Gemeinsam haben sie jedoch das Ziel, möglichst frühzeitig Compliance-Risiken zu erkennen, um diesen durch Präventivmaßnahmen entgegenwirken zu können.

Durch ein externes Hinweisgebersystem erhält das Unternehmen Informationen über mögliche Compliance-Risiken, die ihm bisher nicht oder nur eingeschränkt zugänglich waren. Dadurch können Compliance-Risiken frühzeitig erkannt und rechtzeitig vermieden werden. Darüber hinaus können durch Hinweisgeber Regelverstöße aufgedeckt und nach einer internen Untersuchung Abhilfemaßnahmen implementiert werden.

Die wichtigsten Vorteile eines externen Ombudsmanns:

  • Spezialisiertes Fachwissen eines Rechtsanwalts.
  • Anwaltliche Schweigepflicht.
  • Integrität.
  • Unparteiisch.
  • Unabhängig von Weisungen des Unternehmens.
  • Diskretion.
  • Kein zusätzlicher Personalaufbau erforderlich.
  • Kostengünstig.

Ein externer Ombudsmann ist ein integraler Baustein des Compliance- Risikomanagementsystems. Die Whistleblower-Hotline gewährt dem Unternehmen Erkenntnisse über noch unerkannt gebliebene Gefährdungslagen oder gar Compliance-Verstöße.

Entscheidet sich das Unternehmen für einen externen Ombudsmann, so kann dieser bei Bedarf auch Hinweise anonym behandeln. Dies eröffnet den Mitarbeitern des Unternehmens, die Kenntnis von Compliance-Risiken oder -Verstößen haben, jedoch bisher vor einer Verlautbarung aus Sorge um mögliche persönlichen oder beruflichen Konsequenzen geschwiegen haben, diese Informationen zu kommunizieren.

Für das Unternehmen bringt dies weitere Vorteile, denn die Mitarbeiter nehmen dadurch wahr, dass das Unternehmen

  • Interesse an Ihren Information hat.
  • konsequent Gefährdungslagen begegnet.
  • die Compliance-Anstrengungen ernst meint.

Dies sorgt dafür, dass das Unternehmen darüber hinaus eine innere Kündigung desillusionierter Mitarbeiter vermeiden und verhindern kann, dass Mitarbeiter auf den Gedanken kommen, sich ihrerseits durch das Nutzen unentdeckter Missstände ebenfalls Vorteile zu ziehen.

Sowohl das Unternehmen als auch seine Mitarbeiter haben folglich ein Interesse an einem Prozess, durch welchen diese kritischen Informationen kommuniziert werden können und Gefährdungslagen entgegengesteuert werden kann.

Anders als ein interner Ombudsmann, ist ein externer Rechtsanwalt unparteiisch und unabhängig von Weisungen, da er sich im Rahmen des Vertrages mit dem Unternehmen bewegen muss. Dadurch kann er objektiv den Sachverhalt analysieren und bewerten ohne auf unternehmensinterne Befindlichkeiten Rücksicht nehmen zu müssen.

Dies erzeugt zum einen Vertrauen bei den Hinweisgebern, dass die Informationen vertraulich behandelt werden und dass der Whistleblower sogar anonym bleiben kann, sofern dies gewünscht ist.

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Zum anderen erhöht es die Hemmschwelle für Personen, bei einem Rechtsanwalt anzurufen, nur um z.B. Kollegen zu denuzieren.

Der externe Ombudsmann bringt als auf Compliance spezialisierter Rechtsanwalt ein hohes Maß an fachlicher Kompetenz mit. Darüber hinaus unterliegt er der anwaltlichen Schweigepflicht.

Das Unternehmen erhält mit der Bestellung eines externen Ombudsmanns daher Zugriff auf Expertenwissen, ohne sehr zeit- und kostenaufwendig dieses Fachwissen und entsprechende zusätzliche Personalkapazitäten im Unternehmen aufbauen zu müssen.

Ein externer Ombudsmann leistet damit einen wichtigen Beitrag, in Ihrem Unternehmen die Transparenz zu erhöhen sowie rechtlich und ethisch einwandfreies Verhalten zu fördern. Damit stärkt die Beauftragung eines Ombudsmanns auch die Compliance-Kultur Ihres Unternehmens.

Ihr Unternehmen kann durch ein Hinweisgebersystem schneller Gefährdungssituationen entgegentreten und Missstände zeitnah beseitigen. Damit wird die Prävention von Gesetzesverstößen verbessert und die Reputation Ihres Unternehmens, sowohl als Geschäftspartner als auch als Arbeitgeber gestärkt.

Ein externer Ombudsmann ist objektiv, effizient, vermittelnd und diskret.