Die operative Compliance-Tätigkeit wird durch IT maßgeblich verbessert

Für die Tätigkeit der Compliance-Verantwortlichen selbst hat IT erhebliche Bedeutung. IT-Comp­liance Applikation unterstützen den Compliance-Beauftragten und alle anderen Personen, die sich mit dem Thema befassen, zu belegen, was bisher in Sachen Compliance in dem Unternehmen geleistet wurde. Die Unternehmensleitung bzw. die Aufsichtsgremien sind rechtlich dazu verpflichtet dafür Sorge zu tragen, dass keine unrechtmäßigen Handlungen aus dem Unter­nehmen heraus begangen werden. Diese Aufgabe kann z.B. an einen Compliance-Beauftragten deligiert werden. Idealerweise ist dieser im Vorfeld tätig und verhindert durch entsprechende Aktivitäten, dass das Unternehmen, seine Führung oder einzelne Mitarbeiter sich in unrechtmäßi­gerweise verhalten.

Sollte es nun doch zu einer Untersuchung eines möglichen Fehlverhaltens kommen, sei diese veranlasst durch die von der Geschäftsleitung oder Aufsichtsgremien beauf­tragte interne Revision oder, im schlimmsten Fall, durch die Staatsanwaltschaft, kommt es u.a. darauf an, möglichst schnell und sehr präzise den Stand der Compliance-Aktivitäten belegen zu können. Kann die Unternehmensleitung vollständig belegen, dass sie alle sinnvollen Maßnahmen im Vorfeld ergriffen hat, dass also z.B. Recht und Gesetz entsprechende Richtlinien formuliert, kom­muniziert und die Mitarbeiter darauf geschult wurden, diese einzuhalten, ist eine Haftung der Unternehmensleitung für die Staatsanwaltschaft schwerer zu begründen als ohne diese Maß­nahmen.

Darüber hinaus haben Compliance-IT-Applikationen natürlich für die tägliche Arbeit des Comp­liance-Beauftragten eine erhebliche Bedeutung. Datenbanken mit Schulungsunterlagen (s.a. Kommunikation), Unternehmensrichtlinien, Archivierung von Emails, Briefen und anderen Doku­menten uvm. erleichtern erheblich die operativen Aufgaben des Compliance-Bauftragten z.B. regelmäßige Berichte für die Geschäftsleitung und Aufsichtsgremien zu erstellen. Auch können "e-learning-tools" den Schulungsaufwand reduzieren. U.a. können damit auch Teilnahmerzahlen und der erzielte Wissenstransfer durch diese Tools dokumentiert werden.